召開大型會議應有完整的過程與程序，一般可以分為三個階段并對其不同階段提前準備和安排。
　　一、會前準備階段 會前準備階段的會務工作主要有：
　　1）.確定會議主題
　　A.會議主題的確定的主要依據:
　　a.要有切實的依據；
　　b.必須要結合本單位的實際；
　　c.要有明確的目的。
　　B．確定會議的時間和地點
　　C.確定會議的規模會議的規模主要指：會議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括服務人員)的總體數量
　　會議規模由會議的組織者根據實際情況掌握，以嚴格控制規模為原則。
　　D.確定會議議程會議議程包括會議主持，會議典型發言(或重點發言)、會議討論、會議講話、會議總結。
　　E.確定會議文件和材料的準備包括大會的主報告；大會發言單位的材料；會議日程表、參加會議人員名單、住宿安排、主席臺座次、分組名單、討論題目和分組討論地點、作息時間表、會議的參閱文件和相關資料。

　　(2)會議成本和經費預算。
　?、佟帮@性成本”. 即會議明顯的耗費，如會場租借費、文件材料費、與會者的交通費、食宿費、活動費以及服務人員的工資等。
　?、凇半[性成本”。 即與會者因參加會議而損失的勞動價值，一般不大為人們所注意的成本。這部分勞動價值以每小時工資的3倍再乘以2計算。
　　具體分析和體現在：
　　a.文件資料費：包括文件資料、文件袋、證件票卡的印刷、制作等開支。
　　b.郵電通訊費用：如發會議通知，就會議事項發電報、傳真、電傳或打電話進行聯絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，則使用有關會議設備系統的費用也應計算在內。
　　c.會議設備和用品費：如各種會議設備的購置和租用費用。
　　d.會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，會場布置等所需要的費用。
　　e.會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。
　　f.會議宣傳交際費：如現場錄像的費用，與有關協作各方交際的費用。
　　g.會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分；也有主辦單位全部承擔的情況（如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理，則預算中可不列此項）。
　　h.會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。
　　i.會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算。
　　j.會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應列入預算。k.其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。
　　(3)確定會議組織和分工
　　這里所指的會議組織主要指會議組織部門和人員落實。
　　包括與會議有關的每項組織工作，每一個工作環節都必須有專人負責，責任到人，并明確任務和要求。
　　(4)會場布置
　　會場除了整潔、安靜、明亮、通風、安全等要求之外，還應考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。
　　一般會議廳的前方安排主席臺與講臺，面對主席臺的是與會者席位，應有桌有席。便于放置文件和做記錄，席位之間不應太擠，便于進出活動。
　　(5)主席臺席位。
　　重大會議的主席臺席位應講究排列。
　　(6)會場設施。
　　會場一應設施都必須在開會前準備齊全，如擴音、攝影、投影儀、燈光照明、風扇或空調、記錄紙等等，以免臨時發生故障或出現差錯。

　　二、會議進行階段
　　會議開始后，首先要檢查、核對與會人員，特別是立法性質的會議，還要進行代表資格審查，發現問題要采取措施，妥善安排。
　　現場控制，預防變數的發生。
　　匯總情況，編寫簡報。匯總情況包括分組討論情況，整理提案，送給大會主席團或提案審查委員會。編寫會議簡報，要少而精，供領導掌握會議進程和存在的問題，以便及時部署工作，使會議健康發展。
　　做好會議記錄，包括大會報告、小組發言等。

　

    　三、會議結束階段

　　回收有關文件。根據保密原則，該收回的收回，該匯總的要及時匯總。 ?
　　組織送站。根據與會人員離開時間，提前安排車輛，送站人員等。
　　整理會議記錄。及時整理會議記錄，然后根據需要形成決議或會議紀要。
　　立卷歸檔。把會議前前后后產生的有關文字、聲像材料進行分類歸檔。    會議報道和會議評估。即做好會議順利完成，舉辦成功的相關報道，且針對此次會議總結優缺點和不足，為日后更好的籌備和舉辦積累經驗。